当中国留学生们去到国外之后会发现邮件的使用变得频繁起来，特别是正式场合，当大家需要写邮件联系自己的教授、系主任时，有哪些需要注意的呢？

　　确保邮箱号正确

　　教授可能不使用大学里的邮箱系统，所以要把邮件发送到教授真正在用的邮箱地址，而不是大学通讯录上的邮箱地址。（检查一下他们的个人摘要或者注意看看教学大纲，来寻找一些线索。）

　　如果教授是使用的学校邮箱系统，那么还是要检查“发送栏”的地址是否是正确邮箱。

　　如何写邮箱

　　请大家在写邮件的时候一定要填上主题。没有介绍自己是谁、没有开头和结尾，这样老师收到也没办法帮大家解决问题呀！邮箱标题需要对邮件内容做出概括，让教授知道这是一封关于什么的邮件。

　　开头称呼

　　开头的称呼很重要，根据你与收件人的关系亲近与否。一般学生给学校老师写邮件，建议以Dear XX开头，如不认识老师是谁，可以以Dear sir or madam开头。

　　如果回复他人的邮件，应以感谢开头。例如收到老师告知选课的邮件，但是有一些不太清楚的问题，可以回复邮件：Thank you for your email.再接着陈述你的疑问。如再次收到老师的回复，一定要说，"Thank you for your prompt reply."

　　开场白

　　需要先和教授寒暄一句，问问教授近况怎样，表示一下礼貌和礼节，然后再介绍一下自己，因为教授每天都会收到很多邮件，他/她不一定记得你是哪位，所以自我介绍非常重要，并且还需要表明写信的来意，这样才能让老师核实你的身份，帮助你更快的解决问题。

　　邮件正文

　　正文一定要简明，前面提到教授会每天都很忙，所以你的问题简单明了非常重要（一般都是要把问题一条条列出来比较好）。

　　如果你的问题需要表述的很详细或是多层面的问题，最好在教授的办公时间面谈，这样教授就能够更清楚有效的帮你解决问题。

　　在写正文时，不要有太多的废话，邮件最好不要超过5段，每段最好不要超过5句，每行之前都可以加上分隔线，不要用开头缩进。（国外的文化和宗教略有不同，建议不要在邮件正文谈论宗教话题或政治观点）。

　　结尾

　　在结束邮件之前，再次感谢收信人并加上礼貌用语结尾。比如：

　　“Thank you for your patience”

　　“Thank you for your help”

　　"Thank you for your replies again"

　　以及“Look forward to hearing from you”等。

　　落款

　　最后是要写上合适的结束语并附上你自己的名字。比如：Best regards,Warm regards,Sincerely,等等。最后发出去之前，再检查一遍内容看看有没有表达不清楚的地方。

　　礼貌回复

　　如果对方回复了你的邮件，或者为你提供了信息，要向他们表示感谢。

　　Tips：并不是每一封邮件都可以收到教授的回复哦，如果1-2周未收到教授回复，可再次给教授发送邮件，记得同时附加上前一封邮件！

　　邮件撰写也是学习英文非常重要的一个内容，在日常的商务场合和学术场合中，我们大多都是通过邮件进行沟通。同学们及早养成这样的邮件沟通习惯，在未来职场也是非常有竞争力的。